• Communiquer avec les prospects
• Cerner le marché potentiel
• Segmenter le marché
• Mémoriser les actions
• Mesurer les résultats des actions

Vous devrez réfléchir à l’organisation du fichier avant de débuter la recherche d’informations. La base de données doit être facilement exploitable et modifiable. Vous pourrez procéder à un inventaire afin de référencer les informations réellement pertinentes. Cela vous permettra de déterminer seulement les données essentielles pour vous et votre secteur de prospection et ne pas conserver des informations confidentielles inutiles.

• Les coordonnées (adresse postale, numéro de téléphone, adresse e-mail…)
• Les données concernant l’activité du prospect
• Civilité, nom, prénom
• Les informations d’ordre juridique (numéro de Siret, Siren, code Naf)
• La façon dont vous avez obtenu ces informations (annuaires, demandes directes aux clients, etc.)
• Le temps durant lequel vous allez conserver ces coordonnées (maximum 13 mois)

• Via un tableur (logiciel de type Excel ou Access) : logiciels aux options limitées
• Via une base de données type CRM :
  • CRM externalisés : disponibles via internet sur un serveur distant (avantages : flexibilité d’utilisation , maîtrise des coûts…). Ce dispositif convient très bien aux PME/TPE grâce à sa facilité de prise en main (il est possible de le complexifier au fur et à mesure)
  • CRM internalisés : installés sur votre serveur d’entreprise (avantage: confidentialité des données)

La base de données CRM (Customer Relationship Management) ou GRC (Gestion de la Relation Clientèle) permettra d’optimiser le suivi de la relation commerciale.

Le logiciel CRM présente des avantages, tels que :

• Une meilleure organisation
• Une optimisation commerciale du temps lié à la prospection commerciale
• Un gain de temps grâce à l’automatisation de certaines tâches

De plus, on retrouve beaucoup plus de possibilités sur un logiciel CRM qu’avec un tableur classique : historique des actions menées, des créations de devis et factures, une planification des relances prospects.

• Dolibarr ERP CRM France : en Open Source, pas de licence à acheter
• Oracle CRM Ondemand (orienté vers les PME / TPI)
• Salesforce : un des CRM les plus utilisés

1. La première étape à effectuer consiste à insérer des prospects dans la base de données. Vous devrez faire des choix parmi les différentes sources possibles : anciens prospects traités manuellement, bases de données du marché (Kompass, Bottin, Europages…), les annuaires (peu coûteux, mais ne contiennent que les raisons sociales, activités, adresses postales et téléphoniques). Pour toutes ces sources, veillez à ce que les prospects récoltés veuillent bien recevoir des informations et propositions commerciales de votre part : un vrai consentement de leur part est maintenant obligatoire.
2. Il convient dans un second temps de mettre à jour et d’enrichir régulièrement la base de données. En effet, lors de la prospection de nouveaux clients, de nouvelles colonnes pourront être éventuellement ajoutées comme : la date du premier rendez-vous commercial, le type de prospection utilisé, la date à laquelle le prospect a été contacté la dernière fois et surtout la façon dont les coordonnées ont été acquises et si le prospect est d’accord pour recevoir des propositions de votre part. Ces informations permettent donc un suivi détaillé des actions. N’hésitez pas à retirer du fichier tous les prospects qui n’ont pas d’intérêt ou qui se désabonnent et de mettre très régulièrement le fichier prospect à jour (après chaque appel ou e-mail). Il faudra vérifier également si les coordonnées des prospects sont toujours valides.

Une base de données bien organisée et bien gérée vous permettra très certainement de conquérir de nouveaux clients et de fidéliser votre clientèle existante. En faisant régulièrement le tri de votre base de données, vous serez en règle avec la loi RGPD mis en place par l’Union Européenne pour la protection des données (cf, CNIL).

Pour vous venir en aide, Serious Team 360° vous explique et vous aide à mettre en place les procédures obligatoires pour être dans les normes RGPD.